[UPDATING] Q&A VỀ CÁCH MÌNH XÂY DỰNG CLB BEC

​Hi mọi người, lại là mình đây. Bên cạnh series Q&A về các chương trình mình từng apply, mình cũng muốn chia sẻ về các kinh nghiệm mình đã có để xây dựng CLB BEC. 

Note: vì đây là kinh nghiệm cá nhân, các bạn cứ đọc và xem đây là một trong số các nguồn tham khảo nhé. Và nếu các bạn có góp ý xin cứ thoải mái bình luận bên dưới, mình xin ghi nhận tất cả ý kiến.

1. Những bài học đắt giá chỉ có khi tham gia BEC?

Câu chuyện thứ nhất: Tôn trọng khách mời. Đây là câu chuyện mình kể thứ 1001 mỗi khi có dịp kể về những kinh nghiệm nhớ đời khi làm BEC. Hẳn vì đây là lỗi đầu tiên mình mắc phải khi xây dựng BEC (trước khi nhiều lỗi khác xảy tới :v).

Vào năm 2020, là lần đầu tiên chúng mình tổ chức sự kiện webinar, khách mời của mình lúc đó chính là chị Thảo - người đã ngỏ ý nhờ mình, Nhiên và Ngân xây dựng lại BEC. Câu chuyện muối mặt của mình bắt đầu khi mình lúc đó chỉ nhận được sự đồng ý từ chị Thảo và chưa nhận lời đồng ý trực tiếp từ hai người bạn của chị ấy, nhưng lúc đó mình đã xem nhẹ chuyện mình là người phải đi mời trực tiếp và phải xác nhận lời đồng ý từ hai chị ấy. Cái kết là mình đăng bài truyền thông cho sự kiện và chị Thảo vô cùng không hài lòng về chuyện này. Và nếu bản thân mình - hiện bây giờ đã trải qua quá trình xây dựng BEC và trao lại cho các em nhỏ - là chị Thảo thì mình càng thấm thía hơn vì sao chị Thảo phê bình cách làm của mình như vậy. 

Một mặt, mình đã biết rằng khách mời đồng ý tham gia với BEC chúng mình hoàn toàn phi lợi nhuận, mà ngược lại người ta còn tốn thời gian để đến tham gia với chúng mình thì thứ chúng mình có thể trao họ là thái độ tôn trọng, lòng chân thành và hành xử chuyên nghiệp. Ít nhất để họ thấy rằng thời gian của họ không hoang phí và vui lòng khi được đến với chúng mình, cũng hài lòng khi họ đã rời đi.

Mặt khác, là người giao lại đứa con tinh thần của mình cho một người khác thì chắc chắn rằng mình phải có thái độ khắc khe và cứng rắn để không những bảo vệ đứa con của mình mà còn giúp người đó chín chắn hơn, trở nên tốt hơn nữa. Nếu không nhờ chị Thảo nhiều lần khắc khe, nghiêm túc với mình hẳn mình không thể trở thành như ngày hôm nay.

- Câu chuyện thứ hai "Quan trọng vấn đề sau sự kiện". Đây là một câu chuyện liên quan đến một lần tổ chức seminar khác.

Chuyện liên quan đến một vị khách mời khác là Thầy P - Idol của nhiều bạn - nhiều khoá sinh viên. Lần đó chúng mình tổ chức seminar và mời Thầy đến với tư cách là diễn giả để thuyết trình. Sau bài thuyết trình của Thầy thì hai thầy cô còn lại không có cây bút trình chiếu nên Thầy đã cho chúng mình mượn. Thế nhưng sau khi xong chương trình thì chúng mình quên mất về chuyện cây bút và không mang trả cho Thầy, đến khi Thầy hỏi thì cây bút lại bị mất nút USB mà dù chúng mình đã cố gắng nhưng không tìm thấy được. Khi đó Thầy bảo không sao, Thầy có thể mua cây bút khác nhưng Thầy có nói một câu làm mình nhớ mãi, đại loại là: "Chuyện hậu chương trình mới quyết định người ta có đánh giá cao về chương trình của em hay không". 

Chia sẻ lên đây cũng là một lần nữa mình nhắc nhở câu chuyện "hậu chương trình" luôn rất quan trọng. Và kể từ sau chương trình đó mình luôn luôn chú trọng vào tất cả những vấn đề sau khi chương trình kết thúc và làm hẳn một sheet trong excel để liệt kê ra tất cả những gì cần phải làm mà nhờ vậy những lần tới chúng mình rất ít khi gặp vấn đề "hậu chương trình".

Mà mình nghĩ không chỉ khi làm chương trình mới cần nghĩ đến vấn đề này, ngay cả trong kinh doanh buôn bán, trong các mối quan hệ xã hội, nếu bạn dứt áo ra đi sau khi bạn đạt được mục đích rồi thì sẽ khiến người khác cảm thấy họ bị lừa, bị trục lợi, bị lợi dụng. Vì vậy dù làm bất cứ việc gì, thì "hậu chương trình" luôn rất quan trọng, và đó cũng là cách bạn thể hiện sự tôn trọng với người đã dành sự tin tưởng và thời gian với mình.

- Câu chuyện thứ ba "Muốn đi nhanh thì đi một mình, muốn đi xa thì đi cùng nhau". Ngày trước từng có thời gian mình nghĩ việc có nhiều mối quan hệ là không cần thiết, rằng mình muốn làm mọi thứ một mình và mình có thể tự làm tất cả, chẳng hạn như mình cắt hết tất cả các kênh mạng xã hội, cô lập mình với mọi người xung quanh, trong lớp thì làm bài tập nhóm một mình. Cái giá phải trả là thời gian đó dù rất cố gắng nhưng mình cũng chẳng tốt hơn được bao nhiêu lại còn đánh đổi nhiều mối quan hệ và cơ hội tốt. Sau thời gian đó, mình "tái hoà nhập xã hội" rồi mình mới có duyên xây dựng BEC, càng làm mình mới càng nhận ra mình đã từng sai lầm như thế nào khi nghĩ một mình vẫn có thể làm được việc "lớn".

Mình luôn nhắc nhở chính mình và các bạn trong CLB rằng một tổ chức muốn đi xa, đi bền vững, lớn mạnh thì đi đôi với nó chắc chắn là một đội ngũ đoàn kết và giỏi. CLB BEC dù sinh sau đẻ muộn hơn các CLB khác nhưng gây được uy tín lớn và tiếng vang ở khắp khoa Khoa học Sinh học, các khoa khác trong trường và thậm chí là các trường khác đó là nhờ có đội ngũ tốt. Từng thành viên nhỏ trong ban tổ chức (BTC) đều rất quý trọng nhau, đều rất tận tâm cho công việc và đều cùng có một mục tiêu chung. Bên cạnh đó việc tổ chức hoạt động của CLB càng ngày càng chặt chẽ, mỗi thành viên đều được phân công các công việc đúng chuyên môn và sở trường, được làm các công việc các bạn ấy yêu thích và mong muốn được học hỏi, phát triển. Chính vì vậy mà cùng nhau CLB BEC đã phát triển nhanh với quy mô lớn trong khoảng thời gian ngắn và có thể so sánh với nhiều CLB lớn ở trường, đó chính là kết quả của "đi cùng nhau".

Thời gian này mình đã dần rời khỏi vị trí Chủ nhiệm CLB để chuyển cho các em khoá sau, mình ở vị trí quan sát các em ấy làm việc. Có một điều mình quan sát được rất là vui mà không phải ở CLB hay tổ chức nào cũng có là các em ấy vẫn giữ được tình cảm yêu thương nhau rất nhiều, các em ấy thường tổ chức các buổi google meeting (vì dịch covid nên không gặp nhau trực tiếp được) để hát karaoke hay tám chuyện đến 2-3 giờ sáng. 

Có rất nhiều CLB - tổ chức mà người ta đến đó chỉ để làm hoặc vì để có một chứng chỉ làm đẹp hồ sơ của họ. Nhưng với BEC các em ấy giờ đây còn tìm được nơi để chia sẻ tâm sự, để giải trí sau những căng thẳng việc học, mình cảm giác như các bạn ấy coi đây là một gia đình và là nơi để gắn bó thật sự.

Mình hi vọng rằng các bạn khoá sau đặt biệt là các leader và chủ nhiệm CLB có thể đọc được những dòng này, rằng rất khó để có một văn hoá CLB như vậy nên các em rất ra sức tìm cách giữ gìn văn hoá đó, và tiếp tục xây dựng tình cảm gia đình BEC ngày một lớn mạnh hơn. 

- Câu chuyện thứ năm "Uống nước nhớ nguồn". Nếu hỏi có điều gì mình vẫn đang còn day dứt vì chưa làm được chính là lời cảm ơn đến các anh chị khoá trước - tiền thân của BEC.

Câu chuyện là trước khi BEC được xây dựng thì tiền thân là CLB Duolingo do các anh chị khoá trước chủ nhiệm. Khi chị Thảo đề xuất mình xây dựng lại CLB thì lúc đó mình chỉ biết đến chị Thảo còn các anh chị khoá trước thì mình ít tiếp xúc nên mình không giữ liên lạc.

Mình thấy mình rất sai khi nghĩ anh chị khoá trước không truyền lại gì cho mình ngoài cái tên CLB và mình đã phải xây dựng hết tất cả lại từ đầu nên mình đã không nhắc gì đến anh chị cũng không có một lời cảm ơn đến anh chị trong suốt quá trình xây dựng lại BEC. 

Đó là điều mình thấy ray rứt và khó chịu vô cùng về bản thân mình. Dự định của mình là trong sinh nhật lần thứ hai sắp tới của BEC mình sẽ gửi một lời cảm ơn và món quà đến họ để xin lỗi và để cảm ơn họ. Mình tin chắc khi làm xong việc đó thì mình sẽ cảm thấy nhẹ nhõm lòng vì mình đã hoàn thành hết tất cả sứ mệnh khi được chọn trở thành chủ nhiệm CLB BEC.

Mình viết ra đây để mong các bạn khóa sau không phải để nhớ đến mình, nhưng hãy biết ơn tất cả những anh chị đi trước đã cố gắng để các bạn có ngày hôm nay. Như câu ca dao tục ngữ chúng ta đã được học "Ăn quả nhớ kẻ trồng cây - Uống nước nhớ nguồn".

2. Giải quyết những tình huống khó xử

- Làm gì nếu teammate không hợp tác?

Chẳng phải mình đã nói ở trên là "muốn đi xa thì đi cùng nhau" phải không? Thế nhưng nếu gặp phải một người không chịu hợp tác thì sẽ khiến team đi chậm hơn và thậm chí bạn có thể cảm giác như tảng đá trên lưng rất muốn vứt xuống. Thế thì bạn nên làm thế nào?

Mình luôn tin rằng không ai có thể "tự động" hiểu những gì mình nghĩ trong đầu hết dù mình có tỏ thái độ hay cố tình làm gì đó cho người đó "phải tự nhận ra", việc này ngoài ra còn có thể gây sứt mẻ tình cảm và mình không đánh giá cao cách hành xử này. Vì vậy để công việc thuận lợi cho chính bạn và cho cả nhóm, hãy nói chuyện thẳng thắn với nhau. Nhưng nên nhớ "nói chuyện thẳng thắn" với nhau không có nghĩa là bạn trách móc người đó rằng không hợp tác, không biết điều,.. vậy thì cuộc nói chuyện cũng tốn công vô ích vì nó đang không nhắm đến giải quyết vấn đề mà làm cho vấn đề leo thang hơn. "Nói chuyện thẳng thắn" ở đây nghĩa là bạn và người đó luôn ghi nhớ trong đầu rằng cuộc nói chuyện này để giải quyết các khúc mắt trong đầu của cả hai và cùng đi tới một thoả thuận chung, hoặc cùng nhau làm việc và đảm bảo những tiêu chí được đề ra nào đó hoặc dừng làm việc. Và ngay cả khi dừng làm việc thì cũng trên tinh thần thoả thuận của cả hai bên và vui vẻ, không phải theo kiểu "sa thải" hay "không làm việc với tôi nữa thì tôi không còn lý do để đối xử tốt với bạn".

Có một lần mình gặp một trường hợp rằng bạn teammate giải quyết công việc không hiệu quả, chuyện vốn đơn giản nhưng bạn ấy có xu hướng làm phức tạp vấn đề và gây ảnh hưởng rất nhiều đến mình và đến hiệu suất của team. Lúc đó mình quyết định hẹn bạn ấy để nói chuyện trong vòng 2 tiếng, mình để bạn ấy trình bày hết tất cả những suy nghĩ của bạn để mình hiểu vì sao bạn chọn giải quyết vấn đề theo cách như vậy, sau đó mình cũng trình bày những suy nghĩ riêng của mình về "cách giải quyết vấn đề khác biệt" của bạn ấy và đề xuất ra các giải pháp mà bạn ấy có thể chọn. Cuối cùng cuộc nói chuyện, chúng mình đi tới giải pháp chung rằng bạn ấy sẽ giải quyết vấn đề một cách đơn giản và thông minh hơn và chúng mình vẫn trên tinh thần hợp tác vui vẻ, ngoài ra bạn ấy cũng không hề cảm thấy bị xúc phạm hay bị đánh giá thấp với cách giải quyết cũ của bạn ấy.

Và trong CLB mình, bất cứ khi nào có khúc mắt hay vấn đề, mình luôn khuyến khích là trao đổi thẳng thắn với nhau và càng sớm càng tốt vì càng để lâu sẽ càng khó giải quyết.

- Đẹp trai không bằng chai mặt?

Bạn nhắn tin lên group nhờ hỗ trợ nhưng cả nhóm đều "seen" thì phải làm sao? Hẳn là bạn sẽ cảm thấy hơi "quê" và dần dà sau đó không dám nhắn lên nhóm nữa (vì đâu ai muốn bị quê). Vậy thì để tấm chiếu đã trải nát này chỉ cho bạn cách nhé.

Cách này có tên là "đẹp trai không bằng chai mặt", vì sao lại có cái tên này, rằng theo kinh nghiệm "tán gái" của các anh chàng, những người đẹp trai có khi lại không có được cô gái mình thích còn những chàng trai có khi xấu nhưng với độ chai mặt thì không ai sánh bằng, dù có bị hắt hủi hay bơ đẹp vẫn lì mặt tán tiếp cho tới khi "mưa dầm thấm lâu" người ta cũng đổ cái đùng thôi. Theo cách này thì bạn giống như chàng trai kia và những người trong nhóm như là cô gái đỏng đảnh vậy đó, bạn phải chai-mặt-lên.

Khi nhắn tin mà tất cả mọi người đều seen hết (hãy đảm bảo tin nhắn của bạn hoàn toàn là chân thành và không "vô duyên" chẳng hạn như cà khịa ai đó hay lấy ai đó làm trò cười) thì bạn hãy:

- Tag tên người bạn muốn hỏi vào. Trường hợp này khi họ bị tag thẳng mà không rep nữa thì họ sẽ bị rơi vào trường hợp bất lịch sự vì vậy họ sẽ 90% phải rep bạn thôi (còn 10% còn lại chắc bất lịch sự thiệt :>)

- Nhắn một tin "trách móc" theo kiểu đáng yêu để không khí trở nên vui vẻ mà mọi người lại sẽ cảm thấy có lỗi nếu không rep tin nhắn của bạn. Chẳng hạn như "Sao hông ai rep tin nhắn của em hết zậy huhu em khóc tám dòng sông cho mọi người vừa lòng". Những kiểu như vậy không những không khiến mọi người khó chịu mà còn giúp bạn được rep với tỷ lệ hơn 90% (còn 10% còn lại mình vẫn chưa gặp nhé :>)

- Còn nếu ngại hãy dùng chiêu nhờ sự hỗ trợ của một người chai mặt khác hihi, đặc biệt là các leader để leader hỗ trợ bạn kêu gọi cả làng vào rep tin nhắn

Còn nếu đã thử mọi cách mà vẫn nhận được sự "seen" thì có lẽ không nên nhắn nữa thật, đôi khi không phải vấn đề từ bạn mà chỉ là vấn đề từ mọi người trong team thôi, nếu cảm thấy có khúc mắt thì hãy giải quyết như cách mình đề xuất ở câu chuyện "teammate không hợp tác" ở trên. Không cần cảm thấy có lỗi nếu như bạn cảm thấy bạn đã cố gắng hết sức và tâm huyết với công việc đến giây phút cuối rồi.

Tuy vậy đối với các bạn hay seen tin nhắn người khác cũng chú ý nhé "mình muốn người khác đối xử với mình thế nào thì trước hết mình phải là người như thế đã" nghĩa là hẳn các bạn cũng không muốn bị người khác seen tin nhắn như vậy đâu và cũng hiểu cảm giác bị seen "tổn thương" như thế nào rồi, nên lần tới hãy rep tin nhắn sớm nhất có thể nhá và nếu bận bạn có thể nhắn cho người ta biết rằng "mình đang bận, tối về mình nhắn nhé!". Be nice :D

3. Những lỗi leader thường mắc và cách hạn chế 

- Leader không phải là người chỉ biết ra lệnh!

To be continuing